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Registrando pedidos modelo 2 (clientes)
Registro de Pedidos modelo "2" Clientes
O registro de pedido modelo "2" é o modelo padrão de registro de pedidos do aplicativo.
Este modelo de pedido permite ao usuário informar o cliente, os produtos, observações gerais e dados financeiros.
Após ser registrado no aplicativo, este pedido pode ser enviado aos clientes em formato PDF e pode ser transmitido para o sistema ERP para faturamento.
No sistema DYGNUS, este pedido, após ser transmitido, pode ser visualizado/alterado na opção "Orçamento do Faturamento Automático"
Após transmissão, o usuário poderá realizar a aprovação do pedido, validando financeiro e estoque, e após este processo, poderá ser faturado normalmente com nota fiscal gerada de forma automática.
Abaixo estão os passos para registro do pedido modelo (clientes) e transmissão ao servidor, processo padrão para registro de pedidos no aplicativo.
Registrando um novo pedido
Acesse o menu lateral do aplicativo e clique na opção "Movimentação > Pedidos (Clientes)"
Através desta tela o usuário poderá pesquisar pedidos já registrados baseado nos filtros disponíveis, para alteração, impressão, transmissão, etc.
Para incluir um novo pedido clique no botão "Novo Pedido"
Será exibida a tela abaixo para registro do pedido.
O pedido é dividido em 5 guias.
- Cliente
- Produtos
- Dados Adicionais
- Resumo Geral
- Financeiro
Iniciamos informando o cliente através do botão de pesquisa.
Após definir o cliente, o usuário poderá:
- definir se este documento é um "pedido" ou apenas um "orçamento"
- poderá também definir qual a tabela de preço a ser praticada para o cliente, caso não tenha sido definida diretamente no cadastro do mesmo.
Se for um novo cliente clique na opção "Cadastrar Cliente" para realizar o cadastro e continuar registrando o pedido.
Após definição do cliente, podemos clicar na próxima guia "produtos", para definir os produtos solicitados pelo cliente.
Informe o produto através do botão de pesquisa ou clique diretamente no campo "código" para informar o código do produto manualmente.
Após informar o produto, o aplicativo irá demonstrar o nome do produto, o preço de venda e o saldo em estoque.
Antes de exibir os dados do produto na tela, o aplicativo sempre tenta atualizar as informações do produto observando a posição atual do produto no sistema ERP.
Ou seja, se o aplicativo estiver conectado a internet e se o servidor da empresa estiver ativo, neste momento os dados do produto selecionado serão atualizados, para que demonstrem o preço e saldo atualizados. Caso não tenha acesso ao servidor, o aplicativo utiliza os dados armazenados no dispositivos, recebidos na última vez que os dados do servidor foram recebidos no aplicativo.
Após definir o produto, defina a quantidade, clicando nas setas de "+" e "-" ou clique diretamente no campo para definir a quantidade manualmente.
O preço de venda e o percentual de desconto poderão ser informados manualmente caso tal permissão tenha sido concedida pelo administrador do sistema.
Após definir o produto, a quantidade solicitada o usuário deve clicar no botão "+" para incluir o produto no pedido.
Após a inclusão do produto no pedido, será possível alterar a quantidade através dos botões "+" e "-" exibidos na lista de produtos registrados no pedido.
O usuário poderá repetir este processo até que todos os pedidos solicitados pelo cliente tenham sido registrados.
A cada item registrado o "pedido" é gravado, mantendo as informações caso ocorra algum travamento do celular ou descarga da bateria.
Após definição do cliente e dos produtos, podemos clicar na próxima guia referente as informações adicionais do pedido.
Nesta guia podemos informar:
- número da ordem de compra e nome do comprador
- data prevista para entrega e data de validade do orçamento
- observação a ser impressa no faturamento, ou seja, quando a nota for emitida
- observações que serão impressas apenas no pedido
- endereço de entrega, caso seja diferente do endereço padrão do cliente.
Todas estas informações são opcionais e devem ser definidas quando necessário ou quando solicitado pelo administrador do sistema.
Após definir as informações adicionais podemos acessar a guia "Resumo Geral", que demonstra os valores totais do pedido.
Nesta guia será possível informar:
- valor de frete e seguro
- valor ou percentual de desconto e acréscimo
O total geral do pedido será informado logo abaixo.
Os valores de IPI e ICMS-ST ainda não são calculados pelo aplicativo. Estes valores serão calculados quando o pedidor for aberto e aprovado no sistema ERP.
Em versões futuras o sistema vai realizar os cálculos destes impostos diretamente no aplicativo.
Agora podemos acessar a guia "Financeiro" onde serão definidas as formas de pagamento do pedido.
Existe uma permissão, que pode ser definida pelo administrador, para que seja possível registrar pedidos sem informar os dados da guia "financeiro". Ou seja, neste caso o financeiro seria definido sempre no sistema ERP, quando o pedido fosse faturado.
Nesta guia, a primeira opção a ser definida é a "Negociação"
A vista, A prazo, A prazo com Entrada, Plano de Pagamento, Conta Corrente ou Pagamento Pendente.
Após definir a negociação, podemos informar os tipos de documento utilizados para pagamento.
Negociação "A Vista"
O usuário terá que definir o tipo de documento e o valor recebido.
Poderá definir Dinheiro, 200 reais, clicar no botão "+" para registrar o tipo de documento, e depois selecionar outro tipo de documento, como Cartão, com o restante do valor e clicar no botão "+" novamente.
Assim teremos o pedido pago "A Vista" com 2 tipos de documento, sendo eles dinheiro e cartão.
Negociação "A Prazo"
O usuário terá que definir o tipo de documento, o valor recebido e os prazos.
Poderá definir o documento Boleto, com valor de 200 reais, 3 parcelas, informar o intervalo de dias da parcela (30), ou os dias de prazo, sendo 30, 60 e 90 e clicar no botão "+" para registrar o tipo de documento no pedido.
Assim teremos o pedido pago "A Prazo" com 1 tipo de documento a prazo, sendo ele boleto.
Poderá definir o documento Boleto, com valor de 200 reais, 3 parcelas, informar o intervalo de dias da parcela (30), ou os dias de prazo, sendo 30, 60 e 90 e clicar no botão "+" para registrar o tipo de documento no pedido.
Assim teremos o pedido pago "A Prazo" com 1 tipo de documento a prazo, sendo ele boleto.
Negociação "A prazo com Entrada"
O usuário poderá definir documentos "a vista" e documentos "a prazo"
Sempre lembrando que a soma dos "documentos" informado deve "fechar" com o valor total do pedido.
Negociação "Plano de pagamento"
O usuário poderá definir algum plano de pagamento previamente cadastrado pelo administrador do sistema.
Pode acontecer do administrador já definir um "plano de pagamento" específico no cadastro do cliente. Quando isto acontecer, a guia financerio será definida automaticamente, de forma que o usuário precise apenas confirmar a operação.
Negociação "Conta Corrente"
Indica que o pedido será registrado na conta interna do cliente na empresa, e será cobrado posteriormente, possivelmente realizando um fechamento no final de um período.
Negociação "Pagamento Pendente"
Indica que o pedido ficará pendente, e o financeiro será definido posteriormente, quando o cliente enviar o pagamento ao administrador do sistema ERP.
Após definir a negociação e os documentos financeiros recebidos como pagamento, o usuário poderá clicar no botão na barra superior para registrar o pedido no aplicativo.
O sistema ERP normalmente aceita apenas um documento a vista e um documento a prazo na negociação. Isto deve ser confirmado com o Administrador do sistema ERP para definição correta do financeiro no aplicativo.
Este pedido poderá ser alterado várias vezes, até que seja transmitido para o sistema ERP.
Aqui termina o processo básico de registro de pedidos no aplicativo.
Logo abaixo teremos instruções adicionais que podemos realizar após o registro do pedido, como envio para os clientes e transmissão do pedido para o servidor.
Exemplos de negociação financeiras que podem ser definidas no pedido
Após registro do pedido, podemos acessá-los através da consulta de pedidos.
Ao clicar em um dos pedidos da lista, teremos as seguintes opções:
Visualizar
Abre o pedido novamente, demonstrando as 5 guias de informações, apenas para leitura, sem possibilidade de alteração.
Alterar
Abre o pedido novamente, demonstrando as 5 guias de informações, possibilidando alterações e regravação do pedido.
Se o pedido já tiver sido faturado pelo sistema ERP, não será mais possível realizar alterações.
Excluir
Exclui o pedido selecionado.
Se o pedido já tiver sido transmitido ao sistema ERP não será possível excluir o pedido do dispositivo, sendo possível apenas o seu cancelamento, desde que não tenha sido faturado.
Cancelar
Cancela o pedido selecionado.
Se já tiver sido faturado no sistema ERP não será mais possível realizar o cancelamento.
Transmitir para o Servidor
Envia o pedido para faturamento no sistema ERP.
Precisa estar conectado a internet para realizar esta operação.
O pedido transmitido poderá ser acessado na opção "Orçamento do Faturamento Automático" no sistem DYGNUS.
Após transmissão, fica disponível para faturamento no sistema ERP.
Se após a transmissão for necessário alterar o pedido no aplicativo, o sistema irá "cancelar" temporariamente o pedido no servidor, para que seja alterado no dispositivo, até que seja feita uma nova transmissão.
Enviar pedido ao Cliente
Gera o pedido em formato PDF e permite o envio deste pedido ao cliente através de email, whatsapp ou qualquer outro aplicativo capaz de realizar esta tarefa.
Copiar Pedido
Inicia a inclusão de um novo pedido copiando os dados do pedido selecionado.
Esta opção pode ser útil para clientes que realizam sempre o pedido igual a cada visita do representante.
Neste ponto finalizamos o processo de registro e manutenção dos pedidos modelo 2 (clientes)
Em outros artigos serão apresentados também o processo de registro do pedido modelo 1 (comanda) e do pedido modelo 3 (pré venda)